Caisse enregistreuse : comment chaque vente est enregistrée et protégée

Un logiciel de caisse ne se juge pas à son écran mais à ce qu'il garde, et à la façon dont il le garde. Cette page décrit les mécanismes de la caisse Arpelin, tels que le dossier de conception générale (DCG) les documente. Le cadre légal et les justificatifs possibles sont traités à part, dans l'article attestation ou certificat en 2026.

Un ticket est une pièce, ses lignes sont rattachées à elle

Chaque encaissement produit un en-tête de ticket (numéro, date, type d'opération, mode de paiement, totaux HT et TTC, ventilation de la TVA par taux, signature et chaînage) et autant de lignes que d'articles. Le numéro de ticket est attribué par la base de données elle-même, ce qui exclut un doublon quand deux encaissements arrivent au même instant. Une fois validés, ni l'en-tête ni les lignes ne sont modifiables.

Annuler, c'est écrire un nouveau ticket

Annuler une vente ne supprime rien. La caisse crée un nouveau ticket de type ANNULATION dont les lignes sont des lignes négatives, qui renvoient à la ligne d'origine. Quand l'article annulé fait partie d'un menu à taux de TVA mixtes, ses lignes sœurs sont annulées avec lui, pour que la ventilation du ticket reste exacte (voir TVA des menus). Une fois la période clôturée, ses tickets ne peuvent plus être annulés.

Deux grands totaux perpétuels

La caisse tient deux compteurs depuis la première utilisation. Le cumul algébrique ajoute le montant TTC d'une vente et le retranche pour une annulation. Le cumul en valeur absolue ajoute le montant de chaque ticket, vente ou annulation. Ils sont mis à jour dans la même transaction de base de données que la création du ticket : un ticket enregistré est donc toujours compté. Ils ne repartent à zéro qu'en cas de changement d'assujetti (un SIREN différent), et cette remise à zéro est inscrite dans le journal des événements techniques avec la valeur des compteurs avant remise à zéro. Les PDF de clôture affichent les valeurs à la date de fin de période.

Journal des événements techniques

Les modifications et suppressions d'éléments sensibles sont consignées dans un journal où l'on ne peut qu'ajouter : aucune ligne ne se modifie ni ne se supprime. Certains codes d'événement, dont la remise à zéro des compteurs, ne sont pas purgeables.

Clôtures et archive fiscale

Les clôtures peuvent être automatiques (journalières, mensuelles, annuelles) ou lancées à la demande par un manager ou un administrateur. Chacune produit un PDF, et le back-office permet d'envoyer la clôture par e-mail à une adresse choisie, à la fréquence choisie. Les données sont aussi archivées une fois par an dans une archive fiscale dont la référence est conservée, et un outil du back-office vérifie la cohérence des données fiscales et des archives.

Encaisser : espèces, carte, titres restaurant, addition partagée

Un même ticket peut être réglé avec plusieurs moyens de paiement. L'addition partagée divise la note par personne ou par article, par unité et non par ligne entière, et se finalise dès que le total est couvert, sans attendre que chaque convive soit passé. L'option « Rendre obligatoire l'encaissement avant l'envoi en préparation » place les commandes non payées dans un onglet dédié, avec pastille rouge, clignotement et rappel sonore chaque minute, tant qu'elles n'ont pas été encaissées. Pour les terminaux de paiement compatibles, voir terminal de paiement.