La caisse (encaissement)

Encaissement, terminaux de paiement, paiement fractionné, remboursements, tickets et clôtures de caisse.

L'écran de caisse (appelé Préparations dans le backoffice) est ce que votre équipe utilise au comptoir pour encaisser les clients. Il est réservé aux comptes ayant le rôle administrateur, gérant ou caissier. Il affiche votre catalogue en vue tactile, le panier de la commande en cours, la gestion des tables si vous faites de la restauration sur place, et le choix du terminal de paiement à utiliser.

Adresse dans votre backoffice : /panel/preparations. Le plan de salle, s'il est activé, se trouve à /panel/plan_salle.

Encaisser une commande

Un membre de votre équipe peut composer une commande directement depuis l'écran de caisse, exactement comme un client le ferait sur le site ou sur une borne : navigation dans le catalogue, ajout d'articles, choix des options de personnalisation. Un client fidélité peut être recherché et rattaché à la commande pour cumuler ou utiliser ses points. Un code promo peut aussi être appliqué manuellement.

Les moyens de paiement disponibles en caisse

Au moment de payer, plusieurs moyens de paiement sont proposés :

Carte bancaire, via le terminal de paiement branché à votre caisse (voir la section dédiée plus bas).
Espèces.
Ticket restaurant papier.
Offert, pour enregistrer une commande à 0€ (une invitation par exemple).
Paiement fractionné : l'addition d'une même commande peut être partagée entre plusieurs personnes, chacune pouvant payer avec un moyen différent (par exemple une partie en carte et une partie en espèces).

Selon vos réglages, le tiroir-caisse peut s'ouvrir automatiquement dès qu'un paiement démarre, ou bien rester fermé jusqu'à ce que quelqu'un appuie sur un bouton dédié. Cette option d'ouverture manuelle n'est disponible que sur les applications de caisse installées sur ordinateur (Windows) ou tablette (Android), pas depuis un simple navigateur internet.

Les terminaux de paiement par carte

Arpelin fonctionne avec plusieurs marques de terminaux de paiement (TPE). Le logiciel reconnaît automatiquement quelle marque est branchée, sans que vous ayez à le préciser à chaque paiement :

SumUp Solo.
Smile&Pay, dans son fonctionnement standard.
Smile&Pay via le protocole Concert V3, une connexion directe et locale entre votre caisse et le terminal, plus rapide mais qui a une particularité importante : elle ne fonctionne que si l'application Arpelin (celle installée sur votre ordinateur Windows ou votre tablette Android) est ouverte sur le poste de caisse. Un simple navigateur internet ne suffit pas pour ce mode. Autre différence à connaître : avec Concert V3, il n'existe pas de vrai ticket carte bancaire réimprimable après coup, contrairement à SumUp et à Smile&Pay standard.

L'association entre un terminal de paiement et votre compte (appelée « appairage ») se fait dans les paramètres des terminaux de paiement du backoffice, à l'adresse /panel/config?config=tpe, en suivant les instructions à l'écran pour le type de terminal que vous possédez. La liste de vos terminaux déjà associés se consulte à /panel/tpe_list. Vous pouvez associer jusqu'à 20 terminaux différents au maximum sur un même compte.

Les remboursements

Un remboursement ne peut se faire que pour une commande payée par carte bancaire via le système de paiement en ligne Stripe, directement depuis l'historique des ventes. Deux limites importantes à connaître avant d'en faire un :

Vous ne pouvez pas dépasser 3 remboursements par jour, tous vos points de vente confondus si vous en avez plusieurs.
La commande à rembourser ne doit pas avoir plus de 24 heures. Passé ce délai, le remboursement en ligne n'est plus possible et il faut passer par le support.

Modifier ou annuler une commande

Depuis l'historique des ventes, vous pouvez consulter le détail complet d'une commande, annuler un ou plusieurs articles qui la composent, ou la dupliquer pour en recréer une similaire rapidement.

Le deuxième écran client

Pendant l'encaissement, un écran séparé peut afficher au client le contenu de son panier en temps réel, pratique si votre poste de caisse dispose d'un second écran tourné vers la clientèle.

Inviter un client au programme de fidélité depuis la caisse

Votre équipe peut créer un compte fidélité pour un client directement pendant l'encaissement et lui envoyer un SMS l'invitant à finaliser son inscription, sans qu'il ait besoin de le faire lui-même avant de partir.

Impression des tickets

Plusieurs types d'impression sont disponibles selon votre matériel : un ticket classique, un ticket adapté aux imprimantes thermiques de caisse, un ticket carte bancaire séparé ou combiné avec le ticket de vente, et un duplicata en cas de besoin. Réimprimer un ticket (un duplicata) demande toujours d'indiquer la raison de cette réimpression, cette information étant elle-même conservée.

Historique des ventes et statistiques

La section Ventes du backoffice (adresse /panel/gestion) liste toutes vos commandes avec des filtres par date, montant et moyen de paiement, et c'est aussi depuis là que se font les remboursements et les annulations d'articles décrits plus haut. Une section Statistiques, à l'adresse /panel/stats, complète cette vue avec des chiffres agrégés sur votre activité.

Alertes sonores

La caisse joue des sons pour signaler différents événements : une nouvelle commande, une commande prête, et une perte ou une reprise de la connexion réseau (utile pour remarquer immédiatement si votre caisse perd internet).

Si vous venez de changer de logiciel de caisse

Si votre compte a basculé récemment depuis une ancienne version du logiciel, les ventes réalisées avant ce changement n'apparaissent plus dans l'historique courant, mais restent accessibles en téléchargement sous forme d'archive complète. Voir Sécurité et traçabilité des ventes pour plus de détails sur ces archives et sur les clôtures de caisse, accessibles à l'adresse /panel/closures.